بدون شک از اهمیت ارتباط سریع، کارآمد و سازنده در جهت پیشرفت و پیشبرد اهداف یک سازمان آگاه هستید. ارتباط و تعاملی که می‌تواند در دنیای دیجیتالی مبتنی بر سرعت، موفقیت را از آن سازمان نماید. با روی کار آمدن پیام رسان‌های سریع همچون اسکایپ، تلگرام و واتس اپ دیگر به کار گیری راه‌های ارتباطی معمول نظیر ارتباط حضوری، تلفنی، فکس و حتی ایمیل مطلوب به نظر نمی‌آمد و نه تنها تعاملات شخصی راحت‌تر گردید بلکه پس از مدتی سازمان‌ها و بسیاری از کسب و کارها از این مسیرهای ارتباطی برای تعاملات درون و برون سازمانی خود استفاده کردند. آن‌ها به کار گیری این پلتفرم‌ها را راهی آسان برای ارتباط گیری با یکدیگر در درون سازمان و به اشتراک گذاشتن فایل‌های ضروری در کم‌ترین زمان معرفی کردند. اگر چه این امر درست است اما می‌تواند به جهت در معرض خطر قرار گرفتن محرمانگی و کاهش بالقوه بهره‌وری نیروی کار به دلیل غیر متمرکز بودن پیام رسان، هزینه‌های گزافی را در پی داشته باشد. از این رو و برای حل مسائلی از این قبیل، پیام رسان‌های سازمانی طراحی و ارائه شدند. پیام رسان‌هایی که منطبق با نیاز هر سازمان اختصاصی شده و در راستای راحت‌تر کردن تعاملات درون سازمانی به کار گرفته شده‌اند به طوری‌که امروزه وجود آن برای هر سازمان یا کسب و کاری مهم به شمار می‌رود. با بیان این مقدمه در ادامه مطلب قرار است با بررسی مهم‌ترین مزایای پیام رسان‌های سازمانی، نقش کلیدی آن‌ها را در ارتباطات سازمانی نمایان‌تر سازیم.
مهم‌ترین مزایای پیام رسان های سازمانی
پیش از بیان مزایای پیام رسان‌های سازمانی لازم است گفته شود که هر یک از این سیستم‌ها از خط مشی خاصی پیروی می‌کند. دارای امنیتی بالا است وعموما برای انتقال داده در هنگام طراحی از الگوریتم‌های مسیریابی بسیار خوب و کارآمدی استفاده می‌شود. همچنین عموم این پیام رسان‌ها علاوه بر پلتفرم موبایلی دارای پلتفرم تحت وب نیز می‌باشند و علاوه بر برخورداری امکانات عمومی موجود در این نوع پیام رسان‌ها هر یک از آن‌ها طبق اهداف سازمان اختصاصی شده و امکانات دیگری در جهت کارایی بیش‌تر به آن‌ها اضافه شده است و در آخر ناگفته نماند که پیام رسان‌های سازمانی را به راحتی می‌توان با دیگر نرم افزارهای سازمان یکپارچه‌سازی کرد و اما مزایای پیام رسان‌های سازمانی عبارتند از:
- بهبود بهره‌وری نیرو کار
محیط کار مملو از چیزهایی است که بهره‌وری را خواسته یا ناخواسته کاهش می‌دهد. به عنوان مثال ارتباط حضوری برای ارسال یک فایل به بخش دیگر سازمان یا اطلاع‌رسانی به شیوه سنتی (تماس گرفتن، ارسال یکی از کارکنان، فکس و …) بر زمان که سرمایه‌ی ارزشمندی است تاثیر منفی خواهد گذاشت. این در حالی است که استفاده از پیام رسان‌های سازمانی به طور قابل توجهی باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود. در واقع کارکنان به سادگی و با سرعت بالا و تنها با چند کلیک ساده می‌توانند، با دیگر کارکنان تعامل داشته و موارد لازم را به اشتراک بگذارند.
- تعامل و ارتباط در بستر امن
از مهم‌ترین مزایای یک پیام رسان سازمانی، ایجاد محیطی امن برای انتقال اطلاعات است. استفاده از پیام رسان‌های عمومی نظیر واتس اپ و تلگرام احتمال نفوذ هکرها و دستیابی به اطلاعات اختصاصی سازمان را بالا می‌برد. همین امر ضربه‌ای بزرگ به سازمان وارد خواهد کرد که در برخی مواقع جبران ناپذیر بوده یا جبران آن با هزینه‌ای بالا و صرف زمانی طولانی امکان پذیر خواهد بود. اما احتمال هک کردن پیام رسان‌های سازمانی پایین‌تر است چرا که علاوه بر استفاده از الگوریتم‌های رمزنگاری قوی، دسترسی به آن عمومی نیست و تنها افراد عضو و تائید شده امکان نصب و استفاده از آن را دارند.
- شفافیت ارتباطات در پیام رسان سازمانی
در پیام رسان‌های سازمانی ارتباطات و تعامل میان افراد یک سازمان کاملا شفاف و در بستری یک پارچه صورت می‌گیرد. افراد بر اساس رتبه سازمانی خود سطح دسترسی مشخصی خواهند داشت و وجود پنل مدیریت و همچنین امکان گزارش‌گیری از پیام‌ها و تعاملات، نظارت بر ارتباطات را توسط مدیریت سازمان آسان‌تر کرده و میزان خطا را کاهش می‌دهد.
- ارتباط و همکاری متمرکز و پویا
به کار گیری پیام رسان های سازمانی همکاری قسمت‌های مختلف یک سازمان را متمرکز و پویا خواهد کرد. اگر چه قرار گرفتن اعضای یک سازمان در کنار هم برای پیشبرد اهداف می‌تواند لذت‌بخش باشد اما گاهی یک سازمان از چندین بخش مجزا در مکان‌ها یا شهرهای مختلف تشکیل شده است و یا برخی افراد به دلایلی برای مدتی امکان حضور در سازمان را نخواهند داشت. وجود چنین پیام رسان‌هایی که اتاق‌های گفتگو مشخصی دارند و اطلاعات و اطلاعیه‌های سازمان به آسانی منتشر می‌شوند می‌تواند فضای کاری متمرکز و پویایی را در بستری ایمن فراهم سازد. این امر رضایت کارکنان را نیز در پی دارد.
- صرفه‌جویی در هزینه‌ها
در پیام رسان‌های سازمانی ارتباطات و تعامل میان افراد یک سازمان کاملا شفاف و در بستری یک پارچه صورت می‌گیرد. افراد بر اساس رتبه سازمانی خود سطح دسترسی مشخصی خواهند داشت و وجود پنل مدیریت و همچنین امکان گزارش‌گیری از پیام‌ها و تعاملات، نظارت بر ارتباطات را توسط مدیریت سازمان آسان‌تر کرده و میزان خطا را کاهش می‌دهد.
